§ 13.  Статусы и состояния проектов и задач

Статусы и состояния проектов

1. Статусы и состяния проектов

1.1. Статус проекта

1.2. Состояние проекта

2. Статусы и состояния задач

2.1. Автоматические статусы задач

2.2. Ручные статусы задач

2.3. Состояния задач

Обновления

Версия 3.23 (Автостатус Ошибка сроков)

Версия 3.22 (16.11.2020) (Автостатус Блокировка задач)

Версия 3.21 (14.08.2020) (Отмена статусов Оплачено и Заактировано)

1. Статусы и состояния проектов

1.1. Статус проекта

Статус проекта - обозначение определенного этапа работ по проекту. 

Статус проекта указывается в Карточке проекта и показывает, на каком этапе основного бизнес-процесса находится проект.

Информация о статусе проекта доступна всем сотрудникам компании.

Статусы проекта: 

Инициация (серый цвет в Карточке проекта)

Это подготовительный этап, предшествующий началу работ по проекту. 

Основные действия этапа:

1. Получение от заказчика первичной ИРД, формирование и согласование коммерческого предложения с учетом ориентировочных ТЭПов и ТЗ.
2. Подтверждение договоренностей по цене и срокам, планирование объема трудозатрат по проекту (в Инициаторе нет функции CRM);
3. Назначение руководителя проекта и формирование проектной группы;
4. Детализация объемов работ и начало выполнения работ по проекту.

В проекте, находящемся в статусе "Инициация", выполняются работы:

1. Регистрация проекта;
2. Выбор руководителя проекта;
3. Создание сборок и СВОКов (СВОК - сводная ведомость основных комплектов);
4. Определение всех вех сборок и сущностей СВОКов; 
5. Определения срока всех блоков и задач; 
6. Определение всех исполнителей;
7. Определение финансового плана проекта. 

В соответствии с Алгоритмами совместной работы ( Алгоритм А2-И и Алгоритм А3-И), на этом этапе в программе Инициатор выполняется формирование проектных групп, назначение исполнителей задач, определяются трудозатраты задач. 

Проект в статусе "Инициация" не отображается в Сумматоре.

Для рационального распределения времени работы по проекту установлены рекомендуемые сроки выполнения определенных этапов. Для выполнения работ в статусе Инициация отводится 7% от времени, запланированного на выполнение всего Проекта (Правило 7%, подробнее см. Меню Проекты компании /Картотека проектов: Цветовая маркировка карточки Проекта ).

Выполнение (желтый цвет в карточке Проекта) 

На этом этапе программа Инициатор выступает основным инструментом контроля и оперативного планирования работ по проекту. Выполняются все операции, предусмотренные ТХПр и регламентированные технологическими картами. 

На этом этапе выполняются задачи проекта. 

Закрытие (зеленый цвет в карточке Проекта) 

Статус ставится, когда все задачи выполнены, и происходит закрытие проекта актами. Проверяются все задачи, распечатывается и отправляется заказчику вся документация, передаются все модели, подписываются все акты.  Все задачи готового к закрытию проекта находятся в статусе "Заактировано". Происходит окончательный расчет с заказчиком. 

Для рационального распределения времени работы по проекту установлены рекомендуемые сроки выполнения определенных этапов. Для выполнения работ в статусе "Закрытие" отводится 7% от времени, запланированного на выполнение всего проекта (Правило 7%, подробнее см. Меню Проекты компании /Картотека проектов: Цветовая маркировка карточки Проекта).

Остановка (красный цвет в Карточке проекта)

При существенных изменениях в проекте, составляющих более чем 10% общих трудозатрат проекта, работа по проекту останавливается до внесения и согласования с заказчиком требуемых изменений.

При таком статусе происходит:

1. Изменение проекта руководителем проекта;
   
2. Изменение нужных сборок;
3. Изменение СВОКа (при необходимости); 
4. Изменение сроков нужных сборок и других сущностей СВОКа; 
5. Изменение сроков нужных блоков и задач; 
6. Изменение (при необходимости), ведущих проектировщиков и исполнителей;
7. Изменение финансового плана проекта. 

Это состояние проекта аналогично статусу "Инициация", но в  статусе "Остановка" проект отображается в Сумматоре. 

Архив (черный цвет в Карточке проекта)

В статусе Архив весь проект со всеми задачами уходит в архив Инициатора.

Шаблон

В статусе Шаблон проект размещается в картотеке шаблонов (Шаблоны). На основе шаблона создается новый подобный проект - это удобно, когда компания выполняет несколько типовых проектов с похожими данными. 

1.2. Состояние проекта

Статус проекта определяет его состояние -  это нужно для того, чтобы состояние возможно было рассчитывать в отчетах программы Инициатор, исходя из трудозатрат с разными статусами у разных сущностей в Инициаторе. 

“Статус” Проекта изменяется в меню, после чего проект переходит в “Состояние”. 

Например:

Статус проекта - Выполнение, и в этом состоянии у него:

Запланировано (кол-во задач, кол-во трудозатрат, % от трудозатрат проекта (от запланированных);

Выполнено (кол-во задач, кол-во трудозатрат, % от трудозатрат проекта (от запланированных);

Проверено (кол-во задач, кол-во трудозатрат, % от трудозатрат проекта (от запланированных);

Проблема (кол-во задач, кол-во трудозатрат, % от трудозатрат проекта (от запланированных);

Изменение (кол-во задач, кол-во трудозатрат, % от трудозатрат проекта (от запланированных);

Автопроблема (кол-во задач, кол-во трудозатрат, % от трудозатрат проекта (от запланированных);

Изменение + Отмена (кол-во задач, кол-во трудозатрат, % от трудозатрат проекта (от запланированных);

Длительность выше нормы (кол-во задач, кол-во трудозатрат, % от трудозатрат проекта (от запланированных).

Либо:

Статус проекта - Инициация, и в этом состоянии у него:

Планирование (кол-во задач); 

Запланировано (кол-во задач, кол-во трудозатрат, % от трудозатрат проекта (от запланированных); 

Без исполнителя (кол-во задач, кол-во трудозатрат, % от трудозатрат проекта (от запланированных); 

Без трудозатрат (кол-во задач).

Таблица соответствия статусов и состояний:

Примечание. Термин “состояние” у проекта необходим для описания ситуации по нему, этот термин более соответствует языковым нормам. Не совсем правильно будет сказать: “Есть определенные проблемы в таком-то “статусе” проекта”.

2. Статусы  задач

Для возможности формирования оперативной рабочей информации по проектам у задач проекта реализованы статусы. Статусы у задач бывают двух видов:

1. Автоматические статусы задач (выставляются программой Инициатор);
2. Ручные статусы задач (выставляются RP, VP и PK).

2.1. Автоматические статусы Задач

• Планирование - присваивается задаче в проекте, находящемся в статусе "Инициация". Когда статус проекта изменяется на "Выполнение” (либо “Закрытие”, либо “Остановка”), то статус задачи “Планирование” автоматически уходит и не подсвечивается. Если статус проекта “Планирование” выключился, а трудозатрат нет, или ведущего нет, или исполнителя нет, то возникает автостатус задачи “Автопроблема”
• Без исполнителя - присваивается задаче в проекте, находящемся в статусе “Инициация”. Означает, что  у данной задачи отсутствует исполнитель. 
• Без трудозатрат - присваивается задаче в проекте, находящемся в статусе “Инициация”. Означает, что  у данной задачи отсутствуют (не определены) трудозатраты. 
• Запланировано - присваивается задаче в проекте, находящемся в статусе “Инициация”. Означает, что  у данной задачи есть исполнитель и определены сроки выполнения работ
• Автопроблема -  если статус проекта “Планирование” выключился, а у задачи не определены трудозатраты, исполнитель или ведущий проектировщик, то возникает автостатус задачи “Автопроблема”
• Просрочено - присваивается задаче в проекте, находящемся в статусе “Выполнение”, “Закрытие”, “Остановка”, а задача: 

a)    не выполнена и не проверена

b)    выполнена и не проверена

Если задача выполнена и проверена, то такой автостатус не загорается

• Архив - присваивается задаче в проекте, находящемся в статусе “Архив”.
• Длительность выше нормы - присваивается задаче, объем которой превышает среднее значение по компании. Средний (“нормативный”) объем задачи определяется как среднее квадратическое отклонение, которое рассчитывается по 1000 задач, находящихся в промежутке 6 месяцев до и 6 месяцев после текущей даты.
  
• Блокировка - автоматически выставляется задаче, которая находится в статусе Принято и находится в прошлом. Изменить сроки этой задачи уже нельзя. Подробнее см. ниже: Обновления. Версия 3.22. Блокировка задач
  
• Ошибка сроков - если в результате изменения сроков оказалось, что сроки задачи запланированы неверно - например, дата и время начала задачи равны дате и времени окончания - то программа сообщит об этой ошибке.

2.2. Ручные статусы задач

• Запланировано - присваивается задаче в проекте, находящемся в статусе “Инициация”. Означает, что  у данной задачи есть исполнитель и определены сроки выполнения работ.
• Выполнено - присваивается задаче в проекте, находящемся в статусе “Выполнение” (либо “Закрытие”, либо “Остановка”). Выставляется ведущим проектировщиком или проектировщиком для сообщения о выполнении задачи. Если при проверке задачи VP обнаруживает, что задача выполнена не полностью или выполнена некорректно, то он отменяет статус Выполнено и устанавливает статус Запланировано.
• Проверено - присваивается задаче в проекте, находящемся в статусе “Выполнение” (либо “Закрытие”, либо “Остановка”). Выставляется ведущим проектировщиком для проектировщика для сообщения о проверке задачи. 

• Долгая задача - этот статус выставляется ведущим проектировщиком (VP) или руководителем проекта (RP) для задачи исполнителя. Этот статус показывает, что задача запланирована на более долгое время, чем аналогичная в шаблоне ТХПР. Анализ задач, получивших статус “Долгая задача” может быть полезным для автоматизации этих задач или поиска других решений по их оптимизации.
• Задача отменена - присваивается задаче в проекте, находящемся в статусе “Выполнение” (либо “Закрытие”, либо “Остановка”). Этот статус ставит ведущий проектировщик для проектировщика в том случае, когда всю задачу нужно заменить новой задачей и перепланировать заново.  Это действие нужно для того, чтобы видеть содержание текущей задачи, параллельно создавая новую. После перепланирования и создания новой задачи задача в статусе “Задача отменена” удаляется. 

Рис. 2. Ручные статусы задач проставляются в карточке задачи. Статус “Задача отменена” недоступен для роли PK. Статус “Требуются изменения” доступен исполнителю задачи, а также ролям VP и RP

• Требуются изменения - присваивается задаче в проекте, находящемся в статусе  “Выполнение” (либо “Закрытие”, либо “Остановка”), когда нужно внести изменение в задачу. Выставляется ведущим проектировщиком для проектировщика, либо для самого себя. Изменение описывается в комментариях. Далее проектировщик вносит изменение в задачу и ведущий проектировщик отключает этот статус.

Этот статус может выставлять проектировщик для сообщения о проблеме в задаче руководителю проекта и ведущему проектировщику. Например, проектировщик может отметить задачу статусом “Требуются изменения”, если ему необходима консультация. В ходе проставления статуса открывается диалоговое окно, в котором описывается проблема. После устранения проблемы ведущий проектировщик отключает этот статус.

2.3. Состояния у задач

Каким бы не был сложным по топологии проект, все трудозатраты Проекта всегда собираются из задач, которые должны выполнять исполнители. Для удобства понимания степени готовности задач, трудозатраты бывают в Инициаторе в пяти состояниях:

1. Запланированные (серый цвет обозначения);
2. Выполненные (желтый цвет обозначения); 
3. Проверенные (зеленый цвет обозначения);
4. Оплаченные (розовый цвет обозначения);
5. Заактированные (голубой цвет обозначения).

Состояние трудозатрат определяет состояние Задачи.

1. До перехода в статус "Выполнено" задача имеет статус “Запланирована” (вне зависимости, начаты по ней работы или нет), трудозатраты этой задачи отображаются серым цветом во всей отчетной инфографике.

2. При выполнении задачи исполнитель отмечает её выполнение статусом “Выполнено” и тогда везде на диаграммах программы Инициатор обозначение трудозатрат этой задачи окрашивается желтым цветом, а объем трудозатрат этой Задачи суммируется в рейтингах и отчетах с выполненными трудозатратами.

3. Для получения статуса “Проверено/Принято” задачу в статусе “Выполнено” должен проверить ведущий проектировщик. Убедившись в том, что задача выполнена правильно и в полном объеме он присваивает задаче статус “Проверено”. При переходе задачи в статус “Проверено/Принято” её трудозатраты на всех диаграммах программы Инициатор окрашиваются зеленым цветом и суммируются с проверенными трудозатратами.

Если ведущий проектировщик считает, что задача выполнена недостаточно хорошо, он отправляет её на доработку, сняв статус “Выполнено”. В этом случае все трудозатраты задачи также переводятся в статус “Запланировано”, исключаются из суммы выполненных трудозатрат и окрашиваются серым цветом на диаграммах. 

4. Статус “Оплаченные” выставляется задачам, работы по которым оплачены заказчиком,

5. Статус “Заактированные” выставляется задачам с подписанным заказчиком актом приемки работ. Подробнее о выставлении статусов “Оплачено” и “Заактировано” см. Экономика в программе Инициатор: Бюджет и Заработная плата).   

Инфографика для лучшего понимания (слайд в полном разрешении см. Инициатор 3.0, с. 23):

Обновления

Версия 3.23

Новый автостатус задачи Ошибка сроков

Если в результате изменения сроков оказалось, что сроки задачи запланированы неверно - например, дата и время начала задачи равны дате и времени окончания - то программа сообщит об этой ошибке.

Версия 3.22

1. Блокировка задач

Если задача находится в статусе Принято и находится в прошлом (слева от линии сегодняшнего дня), то изменить сроки задачи нельзя. Изменить сроки задач может только тот, кто ее принимал - как правило, это ведущий проектировщик.  Допустим, ведущий проектировщик обнаружил ошибку в выполнении задачи или задачу нужно отменить - в этом случае он может снять статус Принято и задача станет доступной для редактирования.

Появление этой функции поможет сохранить точную картину работы над проектам, не допуская произвольного изменения сроков задач постфактум.

Версия 3.21

1. Актирование и Оплату можно удалить в течение 10 минут

Действие по выставлению статусов “Оплачено” и “Актировано” теперь имеет обратимый характер. Если действие совершено ошибочно, то его можно отменить в течение 10 минут благодаря функции отложенного выполнения операции в программе.