§ 2. Процессный подход в проектной компании - главные вопросы

Вопрос первый: проектной компании на самом деле нужно заниматься бизнес-процессами или это очередная модная тема? Внедрение бизнес-процессов - это мода или необходимость?

Это не модная тема

Процессный подход - достаточно давняя концепция, в соответствии с которой вся деятельность организации рассматривается как совокупность процессов. Ключевым понятием теории является понятие процесса (бизнес-процесса). Управление организацией в рамках этой концепции рассматривается как управление процессами.

Необходимость: горизонтальные связи и самостоятельные решения

“Процессный подход был разработан и применяется с целью создания горизонтальных связей в организациях. Подразделения и сотрудники, задействованные в одном процессе, могут самостоятельно координировать работу в рамках процесса и решать возникающие проблемы без участия вышестоящего руководства. Процессный подход к управлению позволяет более оперативно решать возникающие вопросы и влиять на результат”. (Менеджмент качества)

Необходимость: ориентированность на результат

“В отличие от функционального подхода, управление процессами позволяет концентрироваться не на работе каждого из подразделений, а на результатах работы организации в целом. Процессный подход меняет понятие структуры организации. Основным элементом становится процесс. В соответствии с одним из принципов процессного подхода организация состоит не из подразделений, а из процессов.  При переходе на управление бизнес-процессами руководители управляют не отдельными задачами, а алгоритмом выполнения задач, выходя из операционной деятельности на системный уровень управления. То есть руководители получают возможность систематизировать и стандартизировать деятельность участников бизнес-процесса, строя систему обработки задач и делая процесс независимым от конкретных персоналий”.(Менеджмент качества)

Необходимость: упорядочивание коммуникаций и экономия времени

“Чем больше людей в компании, тем больше между ними коммуникаций. Коммуникации возникают не просто так, а потому что люди делают какую-то работу — выставляют счета, делают проекты, согласуют договоры. Если вложить эти коммуникации в процессы, то можно ускорить свою компанию”. (Процессный подход для чайников)

Необходимость: высокие требования к срокам выполнения работы

Точное соблюдение сроков - один из показателей качества работы проектной компании. Процессный подход позволяет контролировать сервисные этапы работы, связанные с решением организационных вопросов и подготовкой документов. 

Так что необходимость в процессном подходе есть, и очень большая  - ведь наша организация основана на горизонтальных связях, самостоятельности сотрудников и низовом планировании. Процессный подход необходим нам для синхронизации действий, увеличения эффективности и скорости работы и, как результат, повышения качества продукта (BIM-модели, документации). Это важное конкурентное преимущество, необходимое нам для успешного развития. 

*

Вопрос второй: зачем относительно небольшой компании, где все друг друга прекрасно знают, формализованный бизнес-процесс? (Формальность или рабочий инструмент)

Бизнес-процесс  ≠ формальность

Если относиться к бизнес-процессу именно как к формальности - то не только можно, но и нужно обходиться без него, не забивая голову ненужной информацией, а шкафы - папками с документами, которые никто никогда не читал. 

Если мы хотим расти и развиваться - то понимание бизнес-процессов, описание и соблюдение бизнес-процессов  становится необходимым условием движения вперед. Описание бизнес-процессов позволяет видеть компанию целиком, анализировать причины возникающих проблем и находить решения, позволяющие выполнять работу лучше.

Бизнес-процесс помогает понять компанию как единую систему, в которой все участники влияют на достижение общего результата.  На смену работе в режиме “героического подвига” приходит осмысленная системная работа с пониманием того, что, как и зачем мы делаем и как это можно сделать лучше.

Бизнес-процесс vs хаос

Если работа в компании стала похожа на квест, задача которого - выяснить, кто что делает, кто за что отвечает, выполнено ли то, что запланировано на очередном совещании - пора срочно вводить бизнес-процессы, ведь компания явно вышла из возраста, когда все вопросы решались быстрыми переговорами - благо, все были в одной маленькой комнате и сидели чуть ли не за одним столом.

“Неструктурированный и неадекватно управляемый процесс со временем приходит в состояние, близкое к хаосу. При этом он может выдавать приемлемые результаты только за счет героических усилий менеджмента и нерационального расходования ресурсов”. (Владимир Репин. Бизнес-процессы. С.60).

Бизнес-процесс = результат

Основная цель бизнес-процесса - достижение определенного результата. Ситуация, когда каждый вроде бы все сделал правильно и выполнил свою задачу, а результата нет в процессном подходе исключена. Весь бизнес-процесс построен таким образом, чтобы каждый его участник четко видел результат и знал, что нужно сделать для его достижения. 

 “В компаниях, где нет процессного подхода, нет не только ответственности за результат бизнес-процесса, но и мотивации на его непрерывное совершенствование.

Дело в том, что сотрудники подразделений, участвующих в едином рабочем процессе, часто ориентированы на выполнение своих задач, а не на достижение качественного результата компании в целом. Проблемы часто «перебрасываются» на соседние подразделения, что приводит к неразберихе и отсутствию ответственности за процесс целиком. В функциональных организациях документы могут согласовываться месяцами, для любого ускорения требуется вмешательство генерального директора, а ответственным за срыв сроков часто делают «стрелочника», которому поставили задачу, не наделив его соответствующими полномочиями”. (Учиться легко. Обучение процессному управлению. Интервью Андрея Коптелова)

*

Вопрос третий: для чего всем сотрудникам разбираться в бизнес-процессах компании? (Капитан или команда?)

Это первый вопрос, который наверняка возникнет после сообщения о том, что все сотрудники компании, и в первую очередь ведущие проектировщики, должны разбираться в том, как работает компания.

“Разве недостаточно того, что я просто хорошо делаю свою работу? Зачем мне занимать голову еще и сложными процессами, не имеющими ко мне и моей работе напрямую никакого отношения?” 

Нет, недостаточно. Потому что все процессы, протекающие в компании, имеют прямое отношение ко  всем. Просто мы не всегда это замечаем.

Проектирование - командная игра

И играть приходится на разных полях, в разных условиях, разным составом. Для того, чтобы выигрывать, нам нужно всем знать правила игры, задачи игроков и ключевые моменты игры, влияющие на ее результат.

В рамках бизнес-процесса группы людей работают по определенным алгоритмам с ожидаемым результатом. Так мы экономим усилия, не изобретая велосипед в стандартных ситуациях, повышаем согласованность действий и скорость работы.

Ведущий проектировщик - основной игрок нашей команды

Именно он принимает решения, которые определяют сроки и качество выполнения задач проекта, владеет знаниями и умениями, необходимыми для совершенствования технологии проектирования и способен вносить изменения, повышающие эффективность работы.

Командная игра - это понимание текущей ситуации и профессионализм игроков. Какой бы ни была схема игры -  победа не у того, кто просто точно следует схеме и выполняет инструкции тренера, а у того, кто чувствует ситуацию и быстро реагирует на изменения.

Знание для развития

Именно ведущий проектировщик - тот человек, который лучше всех знает процесс производства и может его совершенствовать. Зная, как работает компания в целом, Ведущий проектировщик получает возможность принимать более обоснованные решения и предлагать новые варианты.

Зная всё про основной бизнес-процесс,  каждый видит поле в целом, а не только со своей точки зрения - поэтому каждый может сделать общую игру лучше.