§ 5. Базовая регламентация. Рациональная организационная структура. Роли. Отделы
Содержание:
1. Рациональная организационная структура: Компания
2. Рациональная организационная структура: Производство Компании
2.1 Роли
2.2. Отделы
2.3. Уровни управления
1. Рациональная организационная структура: Компания
Одна из главных задач управления - создание максимально рациональной организационной структуры компании, обеспечивающей высокие показатели эффективности работы организации. Рациональная структура обеспечивает высокие показатели эффективности работы организации, чётко определяя зоны ответственности и уровни полномочий сотрудников.
Именно поэтому первым шагом научной организации труда, как правило, является аудит существующей организационной структуры и ее совершенствование в соответствии с миссией и целями организации.
В организации, где организационная структура выстроена правильно, каждый сотрудник знает, какой вклад он вносит в достижение общих целей и выполнение миссии компании. В такой компании сотрудники не “таскают камни”, а “строят храм”.
Схема на рис. 1 иллюстрирует принцип формирования организационной структуры. Миссия предприятия - некая сверхзадача предприятия, для достижения которой предприятие ставит несколько целей, достижением которых занимаются подразделения. Отделы в рамках этих подразделений реализуют подходы к достижению целей. Подходы воплощаются в жизнь группами в составе отдела в виде проектов. И каждый сотрудник выполняет определенные задачи в составе проекта. В результате, каждый сотрудник предприятия работает на достижение одной цели, и необходимость каждого подразделения или отдела обусловлена его вкладом в реализацию миссии предприятия.
2. Рациональная организационная структура: Производство в компании
На основании научных публикаций и собственного опыта, “СибТехПроект” определил несколько принципов, важных для создания рациональной организационной структуры для эффективного управления производством:
- Количество уровней руководства в проектной организации от директора до исполнителя проектировщика не должно превышать пяти;
- В любой структуре необходимо стремиться к недопущению двойного подчинения, упрощению сложных связей и ликвидации дублирующих подразделений;
- Каждое подразделение должно иметь одну основную обязанность и представлять собой одно организационное целое;
- Задачи подразделений должны быть четко регламентированы;
- Общее количество сотрудников проектной организации может возрастать до тех пор, пока сохраняется возможность эффективного управления в рамках рациональной организационной структуры. Как правило, максимально возможное число сотрудников - не более 1000 человек. При большем количеств сотрудников целесообразно создание дополнительных подразделений или деление организации.
С учетом этих принципов была разработана рациональная структура проектной организации, внедренная в “СибТехПроекте”.
2.1. Роли
Ключевым понятием этой структуры является понятие роль. В зависимости от обязанностей, роли подразделяются на сервисные и производственные.
Производственные роли принадлежат сотрудникам, непосредственно работающим над проектом, Сервисные роли - сотрудникам, обеспечивающим работу предприятия в целом.
Каждой роли присущ определенный набор обязанностей и полномочий (перечень обязанностей каждой роли см.Инициатор 3.0 - это здесь), в соответствии с которыми определяется количество доступных действий (привилегий) в программе Инициатор (см. Наладка. Роли).
2.2. Отделы
Отделы проектной компании формируются в соответствии с разделами стадий (видов работ), которые выполняет компания. За каждым отделом закреплены определенные разделы и, соответственно, ответственность за выполнение определенного раздела возлагается на этот отдел.
Перечень разделов и отделов компании, а также соотнесение отделов и разделов вносятся в программу Инициатор (см. Наладка. Отделы и Наладка. Стадии). Эти данные необходимы для корректного составления отчетов, рейтингов и распределения задач.
Типы отделов в Инициаторе:
- Сервисные отделы - это отделы, которые занимаются обслуживанием работы проектного предприятия. В подобных отделах трудоустроены такие специалисты как: директор, заместители директора, экономист, бухгалтер офис-менеджер и т.д.
- Производственные отделы - это отделы, которые занимаются производственной деятельностью на проектном предприятии. Все производственные специалисты трудоустроены в этих отделах.
Примеры видов производственных отделов:
1. Архитектурный отдел (AR);
2. Конструкторский отдел (KR);
3. Отдел отопления, вентиляции и кондиционирования, водоснабжения и канализации (OVVK);
4. Отдел электроснабжения, слаботочных сетей и автоматизации (ESA);
5. Отдел выпуска документации (PRN).
Каждому производственному отделу соответствуют стадии и разделы, это сделано для того, чтобы программа могла самостоятельно распределять объемы работ на соответствующих производственников.
При приеме на работу сотруднику присваивается производственная или сервисная роль и происходит зачисление в штат одного из отделов. Эти данные отражаются на визитке сотрудника в программе Инициатор.
2.3. Уровни управления
В соответствии с производственными ролями выстраиваются уровни управления в компании.
Директор - назначает руководителя проекта
Руководитель проекта - формирует проектную команду и назначает ведущих проектировщиков.
Ведущий проектировщик - формирует проектную группу из проектировщиков.
Предлагаемая организационная структура выстраивает чёткую связь между объектами (Стадии, Разделы, Блоки и Задачи), субъектами (Сотрудники и Отделы) и инструментами (Технологии) деятельности. Определяя закономерности этой связи, в будущем программа Инициатор сможет самостоятельно планировать работу по проекту, назначая ведущих проектировщиков, формируя проектные группы и распределяя задачи между сотрудниками.
Программа Инициатор может быть внедрена в организацию с любой организационной структурой, но для повышения эффективности рекомендуется провести аудит организационной структуры и при необходимости провести реорганизацию, устранив дублирующие подразделения и функции, ситуации двойного подчинения и слишком сложные управленческие связи.