§ 8. Базовая регламентация. Единая информационная среда
Содержание:
1. Единая информационная среда (ЕИС) компании: общие сведения
2. Функции ЕИС в проектной компании
3. Структура ЕИС в проектной компании
1. Единая информационная среда (ЕИС): определение
Единая информационная среда (ЕИС) компании – совокупность информационных ресурсов, программного обеспечения и веб-приложений компании, которые функционируют на основе единых принципов и схожих правил, а также каналы обмена информацией между сотрудниками компании, заказчиками и партнерами
Создание системы оперативного контроля и информирования о ходе проектных работ, а также формирование единой информационной среды компании - один из принципов научной организации труда в проектной компании.
Без единой информационной среды (ЕИС) компании рассчитывать на успешную работу не приходится - информация теряется, задачи забываются, работа несинхронизирована, о проблемах узнают в последний момент - скорбный список можно продолжать. Разные компании решают эту проблему по-разному, ориентируясь на свои задачи и личные предпочтения.
2. Функции ЕИС в проектной компании
ЕИС в проектной компании решает следующие задачи:
- Рациональное управление компанией;
- Оценка объема информационного потока;
- Анализ изменений и составление прогнозов развития;
- Мониторинг и контроль текущей работы;
- Создание архивов технических знаний по проектам;
- Эффективные коммуникации между всеми сотрудникам компании;
- Организация совместной работы;
- Максимально быстрая реакция на изменения;
- Возможность предоставить заказчику доступ к наблюдению за работой по проекту.
Эти функции ЕИС позволяют решать задачи организации, управления и контроля в компании. Руководитель, даже находясь вне компании (например, в командировке), может контролировать работу и быть в контакте со своей командой. ЕИС дает возможность как для прямого обмена информацией, так и для получения информации о ходе работ на основании анализа активности в ЕИС. Так, низкий уровень обмена информацией и невысокий объем информационного потока по компании или проекту говорит о невысокой рабочей активности.
Создание общедоступного архива знаний позволяет не только сохранять историю обсуждений и работы, но и выполняет контролирующую функцию. Достаточно распространена ситуация, когда сотрудник проинформировал руководителя о проблеме - и немедленно забыл, считая, что теперь этой проблемой занимается руководитель. Руководитель же, перегруженный другими текущими делами, мог тут же забыть эту информацию. В результате нерешенная проблема обнаруживается в самый неподходящий момент с самыми неприятными последствиями. Обсуждение этой проблемы в общем доступе исключает то, что о ней забудут.
Оперативные сообщения о возникающих проблемах и новых обстоятельствах позволяют так же оперативно реагировать на них, фиксировать варианты решения и быстро закрывать решенную проблему. Доступность информации о проблеме и ее решении позволяет всем участникам процесса своевременно корректировать свою работу и координировать действия.
3. Структура ЕИС в проектной компании
Принцип формирования ЕИС компании простой - она должна максимально способствовать выполнению бизнес-процесса. Модель ЕИС, в которой программа Инициатор является системообразующий, а дополнительные функции, не реализованные в этой системе, решаются с помощью других инструментов, хорошо зарекомендовала себя в компании “СибТехПроект”.
В ЕИС компании программа Инициатор помогает организовать сбор, хранение и анализ всей информации, необходимой для управления производством и представляет верхний уровень управления информацией. Здесь собирается вся информация по всем проектам компании, все актуальные данные по их срокам, трудозатратам и финансам, формируются отчеты и рейтинги. На основании этой информации осуществляется оперативное планирование и ведется текущая работа. На этом уровне решается масштабная задача управления производством.
Второй уровень ЕИС (рис.2) компании базируется на приложении для управления проектами небольших групп - Trello, которое позволяет организовать коммуникацию между сотрудниками как производственных отделов, так и сервисного отдела. С помощью этого приложения удобно обмениваться информацией, уточняющими замечаниями, комментариями и так далее.
Trello позволяет формировать “группы по интересам”, то есть собирать команду, занятую в определенном проекте или решении одной задачи.
Это удобный и понятный инструмент для рабочего общения, который помогает сохранять информацию, создавать планы, обмениваться информацией.
Третий уровень ЕИС (рис.2) формирует среду для эффективного обмена производственными сообщениями. Для этой цели хорошо подходит корпоративный мессенджер Slack, который собирает в одном окне обсуждения в общих темах (каналах), приватных группах и личных сообщениях и позволяет искать среди всех сообщений сразу. Кроме того, Slack поддерживает интеграцию с Trello. Все замечания, задания, комментарии - всё архивируется и всегда доступно.
Варианты ЕИС для каждой компании могут быть различными, набор сервисов ЕИС может изменяться в зависимости от текущих потребностей компании.
Программа Инициатор - ключевой компонент единой информационной среды компании. Инициатор объединяет всех участников бизнес-процесса компании и предоставляет актуальную систематизированную информацию. Работа компании становится полностью прозрачной, управляемой и защищенной от неприятных сюрпризов.