§ 7. Базовая регламентация. Регламентирование бизнес-процессов
Содержание:
1. Определение бизнес-процесса
2. Базовая регламентация в проектной компании и основной бизнес-процесс
3. Второстепенные бизнес-процессы проектной компании
4. Участие программы Инициатор в основном бизнес-процессе проектной компании
4.1 Инициация
4.2. Выполнение
4.3.Изменение условий
4.4. Закрытие
1. Определение бизнес-процесса
Один из главных принципов научной организации труда - совершенствование основного бизнес-процесса.
Существуют различные определения бизнес-процесса, однако по сути бизнес-процесс - это совокупность взаимосвязанных операций (этапов работ), направленных на создание результата, имеющего ценность для потребителя. Результатом бизнес-процесса проектной компании будет качественное выполнение проекта на всех уровнях.
Программа Инициатор помогает построить работу компании в соответствии с этапами бизнес-процесса проектной организации и создает возможности для постоянного совершенствования бизнес-процесса.
2. Базовая регламентация в проектной компании и основной бизнес-процесс проектной компании
Основной бизнес-процесс проектной компании направлен на то, чтобы компания получала прибыль. Если в компании осуществляется несколько видов деятельности, направленных на получение прибыли, то в компании может быть несколько основных бизнес-процессов.
Основной бизнес-процесс компании “СибТехПроект” состоит из следующих этапов:
- Формирование коммерческого предложения
- Ведение коммерческого предложения
- Назначение руководителя проекта
- Формирование Договора. Договор заказчика
- Формирование Договора. Договор проектировщика
- Формирование проектной группы
- Детализация объемов работ проекта
- Несущественные изменения в проекте (<10%)
- Существенные изменения в проекте (< 50%)
- Существенные изменения в проекте (> 50%)
- Закрытие проекта
3. Второстепенные бизнес-процессы проектной компании
Кроме основного, в компании может быть несколько второстепенных бизнес-процессов.
Второстепенные бизнес-процесс не связаны напрямую с получением прибыли, но также необходимы для работы компании.
4. Участие программы Инициатор в основном бизнес-процессе проектной компании
Программа Инициатор используется не на всех этапах основного бизнес-процесса компании. В рассматриваемом примере основного бизнес-процесса компании программа Инициатор начинает активно использоваться на этапе 1.3 - Формирование проектной группы. Программа Инициатор - это инструмент для управления производством, работами по проекту.
Действия сотрудников (Ролей) в рамках каждого этапа определяются Алгоритмами, описывающими последовательность задач и место этой задачи в программе Инициатор (см.Алгоритмы совместной работы ролей в Инициаторе).
4.1. Инициация
Это подготовительный этап, предшествующий началу работ по проекту. В программе Инициатор выполняется формирование проектных групп, назначение исполнителей задач, определяются трудозатраты задач.
Основное содержание этапа:
- Получение от Заказчика первичной ИРД, формирование и согласование коммерческого предложения с учетом ориентировочных ТЭПов и ТЗ.
- Подтверждение договоренностей по цене и срокам, планирование объема трудозатрат по проекту (в Инициаторе нет функции CRM);
- Назначение руководителя проекта и формирование проектной группы;
- Детализация объемов работ и начало выполнения работ по Проекту.
4.2. Выполнение
На этом этапе Инициатор выступает основным инструментом контроля и оперативного планирования работ по проекту.
- Выполняются все операции, предусмотренные технологией проектирования и регламентированные технологическими картами.
4.3. Изменение условий
Во время выполнения работа в проект могут быть внесены изменения как со стороны Заказчика, так и со стороны Проектировщика. Программа Инициатор помогает управлять этими изменениями.
Циклы изменений делятся на три типа:
Несущественные — затрагивают менее 10% трудозатрат, при этом договорные условия между Заказчиком и Исполнителем, а также Техническое задание остаются без изменений. Работы по проекту продолжаются в обычном режиме;
Существенные (< 50%) — затрагивают от 10% до 50% трудозатрат, при этом происходит изменение договорных условий и корректировка Технического задания. Работы по проекту останавливаются, изменения в проект в программе Инициатор вносятся с помощью создания дублирующей сущности (см. Алгоритм этапа ЦИ 1.2 Основного бизнес-процесса компании).
Существенные (> 50%) — затрагивают от 50% трудозатрат, при этом происходит изменение договорных условий и корректировка Технического задания. Работы по проекту останавливаются, изменения в проект в программе Инициатор вносятся с помощью создания клона проекта (см. Алгоритм этапа ЦИ 1.3 Основного бизнес-процесса компании).
4.4. Закрытие
На этапе закрытия программа Инициатор необходима для контроля выполнения задач, поступления денежных средств в соответствии с договорённостями с Заказчиком и начисления заработной платы.
На этом этапе все работы над проектом завершаются. Все задачи должны быть выполнены, все статусы задач (Запланировано - Выполнено-Проверено-Оплачено-Заактировано) должны быть закрыты. Все задачи готового к закрытию проекта находятся в статусе Заактировано. Отдел SRV закрывает договор. Идет архивирование проекта.
Подробнее см. Основной бизнес-процесс проектной компании