Josef

§ 3. Отчёт по компании. Дорожные карты проектов (Треки)

1. Для чего нужен отчет Треки

2. Информация отчета Треки

3. Цветовые обозначения отчета Треки

4. Контроль финансов

5. Как формируется отчет Треки

6. Фильтры и помощники

Обновления

  • Версия 3.38 (Масштабирование и навигация)
  • Версия 3.22 (Фильтр по нескольким проектам и помощник Экспорт платежей)

Дедлайн нагрянул незаметно, а проект ещё на половине пути? Эта ситуация невозможна, если пользоваться отчетом Треки. 

Время, отведенное на выполнение проекта, перестает утекать, как песок сквозь пальцы - ведь все сроки проекта находятся под контролем.

1. Для чего нужен отчёт Треки

Отчёт Треки - один из главных инструментов Инициатора для контроля сроков. С его помощью можно с точностью до дня видеть запланированные и реальные сроки по всем проектам, стадиям и сборкам, а также по срокам платежей и поступлению денег на счёт.

Отчёт Треки позволяет вовремя заметить отставание в ходе работ по проекту и принять меры по исправлению ситуации. 

Рис. 1. Так выглядит отчет Треки
Рис. 1. Так выглядит отчет Треки

2. Информация отчёта Треки

В левой колонке отчёта - все текущие активные проекты компании. Проекты ранжированы по статусу -  Инициация, Выполнение, Остановка и Закрытие.

Кликнув на название проекта,можно перейти на более глубокий уровень - сборки проекта. Таким образом можно получить более детальную информацию по срокам проекта.

Рис. 2. Каждый трек - это одна из стадий проекта. Если навести курсор на трек - появляется всплывающее окно с информацией - название стадии, запланированное время выполнения, фактическое время выполнения, руководитель проекта и текущий статус
Рис. 2. Каждый трек - это одна из стадий проекта. Если навести курсор на трек - появляется всплывающее окно с информацией - название стадии, запланированное время выполнения, фактическое время выполнения, руководитель проекта и текущий статус

3. Цветовые обозначения отчёта Треки

Плановые сроки стадии обозначены прямоугольником, обведенным пунктиром в цвет проекта. 

Фактические сроки - прямоугольником, имеющим сплошную окраску в цвет проекта. Начальная и конечная точки определяются первой и последней задачей в этой стадии.

Прямоугольники, обозначающие сроки реализации стадии, накладываются на прямоугольник, окрашенный в цвет соответствующей сборки. 

Рис. 3. На этой диаграмме сроки сборки обозначены полупрозрачным бежевым цветом, сроки реализации стадий - зеленым
Рис. 3. На этой диаграмме сроки сборки обозначены полупрозрачным бежевым цветом, сроки реализации стадий - зеленым

Цвет проекта и цвета сборок определяет руководитель проекта и отмечает их в карточке проекта.

Рис. 4. Руководитель проекта следит за тем, чтобы цвета проекта и сборок не повторялись в других проектах компании
Рис. 4. Руководитель проекта следит за тем, чтобы цвета проекта и сборок не повторялись в других проектах компании

В идеальном варианте, прямоугольники, обозначающие стадии, не должны выходить на пределы границ прямоугольника, обозначающего сроки сборки

Рис. 5.  Все сроки выполнения стадий не превышают запланированного срока выполнения данной сборки. Однако не все стадии идут по плану - стадия ДП была начата раньше и завершилась раньше планового срока, а стадия П немного превысила сроки
Рис. 5.  Все сроки выполнения стадий не превышают запланированного срока выполнения данной сборки. Однако не все стадии идут по плану - стадия ДП была начата раньше и завершилась раньше планового срока, а стадия П немного превысила сроки

Однако так бывает не всегда - по разным причинам прямоугольники стадий выходят за границы сроков сборки

Рис. 6. Стадия Р по срокам выполнения запланированных задач превышает запланированные сроки выполнения сборки. Возможно, произошла ошибка при планировании и руководителю проекта нужно проверить сроки задач по этой стадии. А вот стадии Кор.П и ДП - просрочены, хотя выполнение началось раньше срока
Рис. 6. Стадия Р по срокам выполнения запланированных задач превышает запланированные сроки выполнения сборки. Возможно, произошла ошибка при планировании и руководителю проекта нужно проверить сроки задач по этой стадии. А вот стадии Кор.П и ДП - просрочены, хотя выполнение началось раньше срока

4. Контроль финансов

При определении ключевых сроков проекта планируются основные даты поступления оплаты. Все эти сроки также вносятся в отчет Треки. Точками на линии проекта обозначены финансовые трансакции по бюджету проекта. Всем заинтересованным сотрудникам видно, когда и какую сумму заказчик уже оплатил, какие платежи просрочены и какие - заактированы. Если навести курсор на точку, обозначающую дату перечисления денег  компании - во всплывающем окне появится информация по данному платежу.

Зелёным цветом обозначены оплаченные платежи, чёрным - оплаченные и заактированные (подписаны акты), жёлтым цветом отмечены запланированные поступления.

Рис. 7. Во всплывающем окне отражены детали по платежу
Рис. 7. Во всплывающем окне отражены детали по платежу

Эта диаграмма - удобный инструмент для управления финансами.

Рис. 8. Красная вертикальная линия обозначает текущее время, поэтому обозначенные жёлтым цветом платежи можно разделить на просроченные и запланированные
Рис. 8. Красная вертикальная линия обозначает текущее время, поэтому обозначенные жёлтым цветом платежи можно разделить на просроченные и запланированные

Если свернуть все проекты, то можно увидеть “карту звездного неба” платежей по всем проектам. Линия текущего времени позволяет сориентироваться относительно сроков и сумм ожидаемых поступлений.

Рис. 9. Все платежи по всем проектам в одном отчёте в режиме реального времени позволяют держать руку на пульсе финансов компании
Рис. 9. Все платежи по всем проектам в одном отчёте в режиме реального времени позволяют держать руку на пульсе финансов компании

5. Как формируется отчёт Треки

Плановые сроки проектов и сборок (договорные сроки) руководитель проекта заносит сроки в карту проекта. 

Фактические сроки Инициатор определяет по задачам, относящимся к проекту и сборке. Протяженность трека определяется по дате начала первой задачи стадии и дате завершения последней.

6. Фильтры и Помощники

Отчет Треки достаточно простой и информативный, поэтому у него всего два помощника

Рис. 10. Этот помощник сворачивает и разворачивает список проектов и сборок
Рис. 10. Этот помощник сворачивает и разворачивает список проектов и сборок
Рис.11.  Для удобства можно развернуть отчёт Треки в полный экран
Рис.11.  Для удобства можно развернуть отчёт Треки в полный экран

Масштабировать диаграмму Треки можно, удерживая клавишу Ctrl и прокручивая колёсико мышки.

Обновления

Версия 3.38

Отчет Треки и П-Треки: Масштабирование и навигация 

Масштабирование

Быстро посмотреть детали в отчете теперь можно двумя-тремя кликами мышки.

Рис. 1а. Выбираем интересующий год и кликаем мышкой
Рис. 1а. Выбираем интересующий год и кликаем мышкой
Рис. 1б. Выбираем интересующий месяц и кликаем мышкой
Рис. 1б. Выбираем интересующий месяц и кликаем мышкой
Рис. 1в. Кликом по выбранному месяцу детализируем отчет до дней
Рис. 1в. Кликом по выбранному месяцу детализируем отчет до дней

Кликнув мышкой и нажав клавишу Alt можно выбрать определенный перид (несколько лет или месяцев). 

Навигация

Названия проектов (в отчете Треки) и стадии (в отчете П-Треки) теперь представлены в виде активных ссылок с переходом в сборки проекта.

Рис. 2. Из отчета можно в один клик перейти в сборки проекта
Рис. 2. Из отчета можно в один клик перейти в сборки проекта

Версия 3.22 (16.04.2020)

1. Фильтр по нескольким проектам

Фильтр по нескольким проектам позволяет выбрать для просмотра два и более проектов.

Рис. 1. Количество выбранных проектов показано в окошке помощника
Рис. 1. Количество выбранных проектов показано в окошке помощника

2. Помощник Экспорт платежей

Выгрузить все платежи по проектам теперь можно с помощником Экспорт платежей. Помощник сформирует таблицу Excel, в которой будут отмечены все платежи по выбранным проектам. Зелёным цветом обозначены оплаченные платежи, чёрным - оплаченные и заактированные (подисаны акты), жёлтым цветом отмечены запланированные поступления.

Рис. 2. “Карта звездного неба” платежей легко превращается в документ Excel
Рис. 2. “Карта звездного неба” платежей легко превращается в документ Excel
Впервые опубликовано: 9 июля 2019 г.
Последнее обновление: 28 февр. 2023 г.

Спасибо за 00:00

Именно столько времени вы потратили на прочтение этой статьи. Мы надеемся, что вы получили ценную информацию, а время потрачено не впустую.

Прочтите другие статьи в этой категории.

Предыдущая
Нет предыдущей статьи
Следующая
Нет следующей статьи